Privacyverklaring Zone.college

Zone.college (vmbo.zone, mbo.zone, Groei.zone) verwerkt persoonsgegevens van (toekomstige) leerlingen/studenten/deelnemers, medewerkers (inclusief sollicitanten en oud-medewerkers), alumni en oud-studenten, externen (inclusief gastmedewerkers). Een goede en wettelijke omgang met persoonsgegevens is van groot belang. Dit is vastgelegd in de wet Algemene verordening gegevensverwerking (AVG en uAVG). In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Zone.college omgaat met deze persoonsgegevens.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden verwerkt doordat er bijvoorbeeld gebruik gemaakt wordt van onze diensten en/of omdat deze gegevens zijn verstrekt. Hieronder staat een overzicht van de persoonsgegevens die worden verwerkt:

Voornamen- en achternaam
Roepnaam
Adresgegevens
Geslacht
Geboortedatum
Geboorteplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
Bankrekeningnummer
Vooropleiding
Bedrijfsnaam
Beroep/functie
IP-adres
Locatiegegevens
Website surfgedrag (zie cookieverklaring voor meer informatie)
Internetbrowser en apparaat type
Overige persoonsgegevens die actief verstrekt worden bijvoorbeeld door correspondentie

Bijzondere persoonsgegevens worden niet verwerkt, tenzij er sprake is van een wettelijke verplichting, vitaal belang of toestemming van de betrokkenen.
Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over iemands:

ras of etnische afkomst;
politieke opvattingen;
godsdienst of levensovertuiging;
lidmaatschap van een vakbond;
genetische of biometrische gegevens met oog op unieke identificatie;
gezondheid;
seksuele leven;
strafrechtelijk verleden.

Ook worden gevoelige persoonsgegevens verwerkt voor specifieke doelen, zoals bijvoorbeeld studieresultaten ten behoeve van het volgen van de studievoortgang, financiële gegevens ten behoeve van het voeren van de debiteurenadministratie of de salarisadministratie, foto- en videomateriaal ten behoeve van identificatie en/of promotie en het BSN-nummer om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Verwerking van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die worden verwerkt, worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

Onderwijs en onderwijsondersteuning

Aanmelding en inschrijving opleiding/studie
Advies en begeleiding
Aanschaffen en verstrekken van leermiddelen
Innen van vergoedingen en lesgelden
Behandelen van geschillen
Afleggen van verantwoording aan DUO, de onderwijsinspectie en de accountant
Verzorgen van de opleiding (lessen, roostering, bijhouden van resultaten, voortgang, toetsen, aanwezigheidsregistratie)

Onderzoek en ondersteuning van onderzoek

Onderzoeksadministratie
Onderzoeksgegevens

Relatiebeheer

Campagnes
Contactformulieren
- Enquêtes
- Vacatures
- Prijsvragen/winacties
- Vragen en/of meningen
Verzendlijsten en nieuwsbrieven
Alumni en deelnemers aan diverse activiteiten
Gegevens van bedrijven, organisaties en personen waar verschillende vormen van samenwerkingen mee is (contract, verwerkersovereenkomst of samenwerkingsovereenkomst voor levering of ontvangst van diensten en producten)

Personeelszaken

Vaststellen van salarisaanspraken
Regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband
Interne en accountantscontrole
Bedrijfs-medische zorg

Bedrijfsvoering en financiën

Financiële administratie
Inkoopsysteem
Betaalsystemen
IT-management
Juridische procedures

Facilitair

Toegang- en beheersystemen
Cameratoezicht
Identiteitsmanagement

Generiek

Web content management
Bibliotheeksysteem
Archivering
Beeldmateriaal voor communicatie-uitingen

Omgang met persoonsgegevens

Er worden zo min mogelijk gegevens bewaard en alleen die gegevens die noodzakelijk zijn om rechten en plichten na te kunnen komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen worden gebruikt voor andere doeleinden dan in deze privacyverklaring zijn genoemd. Alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor een goede uitvoering van hun werk, kunnen bij de gegevens.

In een aantal gevallen is er een wettelijke verplichting om gegevens met andere organisaties te delen. Dit zijn onder andere DUO, de leerplichtambtenaar, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverbanden en de accountant. Soms zijn er commerciële partijen nodig om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen/studenten in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder verantwoordelijkheid van Zone.college. Met deze organisaties zijn of worden zogenaamde verwerkersovereenkomsten afgesloten. In deze verwerkersovereenkomsten is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Ook hierin wordt uiterst zorgvuldig gehandeld om de belangen van betrokkenen zo goed mogelijk te behartigen en de privacy te beschermen. De gegevens worden niet met commerciële derde partijen of voor andere doeleinden gedeeld. Ook zullen de gegevens nooit aan derde partijen worden verkocht of verhuurd.

Als persoonsgegevens niet meer nodig zijn, voor het doel waar deze voor waren verzameld, worden ze zo snel mogelijk vernietigd. Uitzonderingen hierop zijn die persoonsgegevens waarvoor een wettelijk verplichte bewaartermijn geldt.

Bescherming van persoonsgegevens wordt zeer serieus genomen en er zijn passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. ICT-voorzieningen, systemen en procedures worden voortdurend gemonitord en veelvuldig gecheckt op beveiligingsincidenten. Er is een apart team dat alle beveiligingsincidenten afhandelt.

Rechten van betrokkenen

Privacy rechten zijn in de wet vastgelegd. Bij betrokkenen jonger dan 16 jaar, hebben de wettelijke vertegenwoordigers deze rechten. Op elk moment kan gebruik gemaakt worden van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat er altijd een verzoek tot inzage ingediend kan worden. Inzage in de eigen persoonsgegevens die worden verwerkt. Ook kan een verzoek ingediend worden om eigen persoonsgegevens te wijzigen, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van Zone.college en haar verwerkers. Er is altijd het recht om onjuiste gegevens te laten verbeteren of ontbrekende gegevens aan te laten vullen. Daarnaast is er de mogelijkheid om de eigen gegevens over te dragen aan de betrokkene zelf of aan een andere organisatie. Als één van voorgaande verzoeken wordt gedaan, moet beoordeeld worden of dit mogelijk is. In deze beoordeling wordt gekeken naar de wettelijke voorschriften, bijvoorbeeld waar toch de plicht is hebben om de gegevens te bewaren. Neem, voor het uit te oefenen van deze rechten, contact op via privacy@zone.college.

Klachten
Wanneer een betrokkene van mening is dat de eigen persoonsgegevens in strijd met de AVG worden verwerkt, dan kan een klacht worden ingediend bij de functionaris voor gegevensbescherming (FG) via fg@zone.college. De FG is de schakel tussen de betrokkene, Zone.college en de externe toezichthouder; de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De FG handelt onafhankelijk en kan over klacht overleg plegen of advies inwinnen bij de AP.

Wanneer betrokkene het niet eens is met de klachtenbehandeling of -afhandeling door de FG, dan kun er rechtstreeks een klacht ingediend worden bij de AP (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). De AP behandelt de klacht of het verzoek en neemt hierover een besluit.

Vragen
Als er vragen over persoonsgegevens, verwerking of over deze privacyverklaring zijn, kan er contact opgenomen worden met het privacy team via privacy@zone.college of met de FG via fg@zone.college.

Zone.college behoudt het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Gewijzigde versies zullen weer worden gepubliceerd.

01-04-2020